mercoledì, 19 settembre 2018
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Europrogettazione e Project Cycle Management: sistemi di monitoraggio e valutazione

Monitoraggio
Nella stesura del progetto occorre prevedere dei sistemi di monitoraggio (monitoraggio ex-ante) che saranno utilizzati nella fase di realizzazione (monitoraggio in itinere).
Il monitoraggio può essere :
  • Interno: eseguito dal partenariato del progetto;
  • Esterno: eseguito dall’ente finanziatore.
L’obiettivo del monitoraggio è la “valutazione dell’evoluzione del progetto per identificare problemi, opportunità di miglioramento, e per misurare i risultati.”
La base del sistema di monitoraggio è rappresentata dagli “indicatori oggettivamente identificabili (IOV)”.
La frequenza delle misurazioni, il numero delle misurazioni e la precisione delle misurazioni degli IOV dipende dal
progetto, pertanto il monitoraggio si concentra su quanto riportato nel quadro logico.
Nel piano di monitoraggio occorre anche specificare:
  • Risorse necessarie;
  • Competenze;
  • Formazione richiesta;
  • Distribuzione delle funzioni;
  • Responsabilità.
Le informazioni raccolte vanno comunicate attraverso rapporti di cui non esiste un formato standard.
Predisposizione di un sistema di monitoraggio
Per predisporre un sistema di monitoraggio occorre seguire cinque fasi:
1 analizzare gli obiettivi del progetto;
2 elencare le procedure di realizzazione : dettaglio dell’informazione e frequenza della stesura dei rapporti;
3 vagliare gli indicatori (IOV): monitoraggio finanziario e fisico di attività e risultati, spese sostenute in rapporto al budget, progressi reali nelle attività;
4 stabilire il formato per i rapporti;
5 preparare un piano per la messa in atto del monitoraggio : personale, competenze, formazione richiesta, distribuzione di funzioni (raccolta informazioni), distribuzione di responsabilità (che deve stendere i rapporti).
Tipi di rapporti
I tipi di rapporti sono:
  • RPP Rapporti di progresso del progetto o rapporti di avanzamento del progetto: sono resoconti periodici dei progressi (settimanali, mensili, trimestrali), includono informazioni che derivano dagli indicatori fisici e finanziari, dalle attività, dalle schede di spesa.
I contenuti devono corrispondere al quadro logico:
– gli indicatori si legano ai risultati, obiettivo specifico e obiettivo generale;
– le milestones si legano alle attività;
– la stima delle spese si lega ai WP;
– le previsioni temporali si legano ai WP.
Il rapporto deve includere:
– un riassunto della situazione corrente del progetto, valutato attraverso gli IOV per risultato e obiettivo specifico;
– le principali attività intraprese in confronto con la tabella di attività stabilita;
– la spesa sostenuta in confronto al budget e alle schede di spesa stabilite;
– una stima del numero di beneficiari raggiunti;
– i problemi correnti o previsti ed eventuale piano di soluzione;
– principali attività programmate;
– tabella per il periodo seguente.
  • Rapporti di revisione del progetto: sono riunioni tenute per controllare e confrontare i progressi del progetto rispetto al piano di lavoro.
Si può relazionare oralmente la situazione o si possono presentare rapporti scritti.
Esempi schede di monitoraggio:
                                                                    PROJECT MONITORING SHEET
ACTIVITY RESULTS/OUTPUTS O.V.I. (indicatori) S.O.V. (fonti di verifica) EXPECTED
EXPENDITURE
EFFECTIVE
EXPENDITURE
BENEFICIARIES
REACHED

 

MONITORING SHEET DATE dd/mm/yyyy
ACTIVITY NAME
EXPECTED RESULTS
ALREADY FINISHED TASKS
ALREADY ACHIEVED RESULTS (IF ANY)
SOME ELEMENTS BROUGHT ABOUT RESULTS CHANGES, IF ANY DESCRIBE
IT
REPLICABLE POSITIVE ASPECTS
TO-BE-AVOIDED NEGATIVE ASPECTS
PROBLEMS INCURRED
PLANNED SOLUTIONS AND ANNOTATIONS
Valutazione
Nella stesura del progetto occorre prevedere dei sistemi di valutazione o dei sistemi di verifica periodici.
In generale la valutazione può essere:
  • Ex-ante: rientra nella fase di identificazione e formulazione;
  • In-itinere: rientra nella fase di realizzaione, di solito a metà progetto;
  • Ex-post: da sei mesi a due anni dalla fine del progetto, utilizzata per valutare se il progetto ha prodotto dei risultati sul territorio, è finalizzata a programmare meglio e svolta di solito dall’ente finanziatore.
A sua volta la valutazione può essere:
  • interna: svolta dal partenariato di progetto (ex-ante e in-itinere);
  • esterna: svolta dall’ente finanziatore (in-itinere ed ex-post).
Durante la stesura del progetto è necessario prestare attenzione ai criteri di valutazione utilizzati dalla Commissione Europea per ammettere il progetto a finanziamento:
  • Pertinenza o rilevanza: coerenza con il contesto o con il programma;
  • Efficacia: contributo dei risultati a raggiungere l’obiettivo specifico;
  • Efficienza: qualità dei risultati in base ai costi;
  • Impatto: effetto del progetto sull’ambiente in generale e sull’obiettivo generale;
  • Qualità progettuale: logica e completezza progettuale;
  • Sostenibilità: benefici a lungo termine del progetto.
La valutazione finale è svolta dai partners subito dopo la fine del progetto per verificare se l’obiettivo del progetto è stato raggiunto.
Predisposizione di un sistema di valutazione
La valutazione si concentra su:
– Risultati rispetto all’obiettivo specifico;
– Obiettivo specifico rispetto all’obiettivo generale.
I dati utilizzati nei sistemi di valutazione provengono dal monitoraggio e dai rapporti di progresso del progetto (RPP), pertanto anche la valutazione deve essere collegata al quadro logico.
Per predisporre un sistema di valutazione occorre seguire cinque fasi:
1. Costi: entrate effettive rispetto al piano del progetto, analisi delle discordanze: E’ stato revisionato il budget?; Quale è il rapporto tra tempi ed entrate effettive rispetto a quelli programmati?; L’ente partner e i donatori coinvolti hanno onorato gli accordi finanziari?;
2. Attività: la tabella reale delle attività completate rispetto al piano del progetto: Ci sono stati ritardi o risparmi di tempo?; Quale organizzazione è responsabile di eventuali ritardi?; Quale effetto sul progetto hanno avuto le variazioni del piano?;
3. Risultati: indicatori di trasformazione delle attività in risultati e servizi: possono essere indicatori del successo di un compito specifico (ad esempio realizzazione di un centro polivalente), obiettivi quantificabili (ad esempio numero di europrogettisti formati in euro progettazione). Gli indicatori del successo di un compito specifico e gli obiettivi quantificabili riguardano l’efficacia. Gli indicatori di efficienza riguardano l’efficienza e relazionano le entrate/uscite effettive (ad esempio costo medio formazione a partecipante, % lavoratori riqualificati).
4. Obiettivo specifico: indicatori di raggiungimento dei benefici sostenibili per il gruppo destinatario: i dati per tale valutazione vengono raccolti all’esterno tramite opportuni indicatori. Occorre valutare se il progetto abbia raggiunto il proprio obiettivo e se i servizi forniti siano sostenibili. E’ necessario valutare l’impatto nell’ambito generale, valutare la pertinenza, valutare il soddisfacimento del gruppo destinatario;
5. Obiettivo generale: valutare il contributo del progetto ad obiettivi settoriali ad ampio raggio.
Esempi di schede di valutazione
                SCHEDA DI VALUTAZIONE FINALE DATA DI STESURA
NOME DELL’ATTIVITA’
Risultato/i atteso/i
Risultato/i effettivamente raggiunto/i (non specificare se coincidente/i con quelli attesi)
Illustrare eventuali discrepanze tra risultato atteso/i e raggiunto/i
Abbiamo terminato l’attività nei modi stabiliti? Se no, perché?
Abbiamo terminato l’attività nei tempi stabiliti? Se no, perché?
Eventuali problemi emersi
Quali aspetti positivi sono da valorizzare per progetti futuri?
Quali aspetti o azioni sono da evitare nel futuro?
Il risultato ottenuto contribuisce all’obiettivo di impatto definito in fase di impostazione del progetto?
Altre annotazioni

 

 

 

 

Schema di un sistema di valutazione: elenco delle procedure di realizzazione

(informazione e frequenza)

 

Tipo di informazione Tempo
raccolta dati
Valore di misurabilità
Obiettivo
generale
Sviluppo e cambiamento nel settore.

Misurazioni effettuate su indicatori chiave

A fine progetto Sostenibilità: continuazione nel tempo dei benefici;

Impatto: influenza nell’ambito generale

Obiettivo
specifico
Cambiamento nei beneficiari destinatari del
progetto
In – itinere e a fine progetto Pertinenza: soddisfare le
esigenze del gruppo
destinatario
Risposta
dei
beneficiari
Indicatori di probabilità di riuscita che derivino
da un sondaggio ai beneficiari sull’accesso ai
servizi forniti dal progetto, utilizzo servizi, grado
di soddisfazione
Trimestrale –
annuale (dati
raccolti durante
il monitoraggio)
Indicatori guida: indici di
cambiamento rilevante e
sostenibile
Risultati Misurazioni quantitative e qualitative del
progresso materiale nella distribuzione dei servizi.Resoconto Entrate/Uscite e resoconto
costi.Confronto tra risultati raggiunti e
programmati
Trimestrale – annuale Indicatori di risultato Efficacia:
progredire nella direzione
degli obiettiviEfficienza:
realizzazione efficiente
Attività Misurazioni basate sulla tabella attività.

Confronto tra effettive date di inizio e fine e date
programmate.

Variazioni dalla tabella date.

Raggiungimento milestones

Settimanale –
mensile
Indicatori di realizzazione:
ottimizzazione del tempo,
delle spese, delle tecnologie,
per la realizzazione di una
attività
Costi Misurazioni basate sul budget.

Confronto
budget effettivo e pianificato.

Analisi dei
finanziamenti governativi, dei donatori, dei
beneficiari.

Analisi delle discordanze

Settimanale –
mensile
Finanza: assicurare il migliore rapporto possibile tra costi,
qualità e tempo.