domenica, 25 febbraio 2018
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Europrogettazione e Project Cycle Management: formulazione – struttura di gestione del progetto

Una volta individuati i WP e le Tasks si individuano tra i partner:
  • WP Leader: responsabile dei singoli WP, riporta al Project Manager (PM);
  • Board di gestione del progetto (PMB: Project Management Board): composta dai partners, vi possono far parte anche i WP Leader.
La struttura di gestione del progetto si articola così:
PMB (Project Management Board): composto da rappresentanti dei partners eletti a maggioranza assoluta.
Si occupa di gestione strategica e può delegare la gestione operativa.
PM (Project Manager – Coordinatore): è il responsabile dell’esecuzione del progetto.
Si occupa di gestione operativa, coordinamento gestione amministrativa, interfaccia consorzio/commissione.
Per i progetti di natura tecnica/scientifica ci sono altri boards:
Technical Management Board (TMB): composto dai WP Leader responsabili dell’esecuzione tecnico/scientifica (può coincidere con il PMB).
Technical Manager o Project Leader: presiede il Technical Management Board (TMB).
Strumenti di project management
Gli strumenti del project management per la formulazione e gestione del progetto sono:
WBS (Work Breakdown Structure): problema obiettivi, articolazione intervento, prodotti.
Matrice c/r compiti/responsabilità: risorse impiegate.
Diagramma di Gantt o diagramma di Pert: pianificazione temporale delle attività.
Gli elementi del project management sono:
  • Pianificazione;
  • Controllo;
  • Risorse.
E’ necessario comporre una squadra di progettazione:
  • Parte formale/amministrativa;
  • Parte tecnica/metodologica;
  • Budget.
Livelli di attività del project management
I livelli di attività del project management sono tre:
1.Gestione strategica (comprende la gestione dei rischi);
2.Gestione amministrativa;
3.Gestione operativa.
Gestione Strategica
Esercitata dal PMB, riguarda:
Gestione delle modifiche/eccezioni: ad esempio ridefinizione degli obiettivi del progetto, modifica del partenariato, modifica del budget, modifica del piano di lavoro, ecc.
Gestione dei conflitti: consenso e voto.
Accordo di partenariato (Partnership Agreement): dopo la firma del contratto di finanziamento con la Commissione Europea il LP (Lead Partner) procede alla definizione del Partnership Agreement, la convenzione che regola i rapporti tra il LP e i partners, a seconda delle esigenze del progetto.
Il Partnership Agreement deve essere firmato da tutti i partner.
Nei progetti scientifici o di ricerca l’accordo di partenariato diventa accordo consortile.
Il Partnership Agreement può riguardare l’organizzazione interna (ad esempio regole di voto, gestione, coordinamento, monitoraggio, audit); la ripartizione del contributo finanziario, del cofinanziamento e dei workpackages; regole su diffusione, valorizzazione e diritti di accesso ai risultati del progetto; controversie interne; i patti tra i partners in materia di responsabilità, indennizzo, riservatezza.
Gestione Amministrativa
Delegata dal project manager ad un responsabile amministrativo, riguarda:
  • Controllo costi/rimborsi;
  • Piano finanziario;
  • Gestione e controllo: anticipi, pagamenti, importi dovuti, ecc.;
  • Cost statements.
Gestione Operativa
Esercitata dal project manager, è il responsabile della esecuzione del progetto, riguarda:
Impostazione azioni: start date, kick off meeting (vi partecipano partners e Commissione Europea, vengono definiti i tempi, i ruoli, le responsabilità e validato l’accordo di partenariato);
Monitoraggio dell’avanzamento: piano di lavoro, gestione scostamenti, monitoraggio attività, utilizzo diagramma di Gantt, review meetings, cost statements, management reports, deliverable di progetto;
Reportistica attività e risorse: PMR (Periodic Management Report), PPR (Periodic Project Report, basati su  reporting – template, risorse, tempi, attività);
Contatti con la Commissione Europea: ricerca consenso e potere contrattuale, potere di persuasione e mezzi di pressione, social engineering;
– Piano di qualità;
Conflitti.

 

 

Esempio di Management Assign
Tipology of management Activities Responsible
Administrative management Workforce management, ecc. PAM
Financial management Financial monitoring, ecc. PM + PAM
Organizational management Dissemination activity, ecc. PM
Technical management Technical reporting, ecc PM + PTM
PM: Project Manager; PAM: Project Administrative Manager; PTM: Project Technical Manager.
Ultimata la fase di formulazione si passa alla fase di realizzazione delle attività progettuali, dopo aver ottenuto il finanziamento.