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Una volta individuati i WP e le Tasks si individuano tra i partner:
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WP Leader: responsabile dei singoli WP, riporta al Project Manager (PM);
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Board di gestione del progetto (PMB: Project Management Board): composta dai partners, vi possono far parte anche i WP Leader.
La struttura di gestione del progetto si articola così:
– PMB (Project Management Board): composto da rappresentanti dei partners eletti a maggioranza assoluta.
Si occupa di gestione strategica e può delegare la gestione operativa.
– PM (Project Manager – Coordinatore): è il responsabile dell’esecuzione del progetto.
Si occupa di gestione operativa, coordinamento gestione amministrativa, interfaccia consorzio/commissione.
Per i progetti di natura tecnica/scientifica ci sono altri boards:
– Technical Management Board (TMB): composto dai WP Leader responsabili dell’esecuzione tecnico/scientifica (può coincidere con il PMB).
– Technical Manager o Project Leader: presiede il Technical Management Board (TMB).
Strumenti di project management
Gli strumenti del project management per la formulazione e gestione del progetto sono:
– WBS (Work Breakdown Structure): problema obiettivi, articolazione intervento, prodotti.
– Matrice c/r compiti/responsabilità: risorse impiegate.
– Diagramma di Gantt o diagramma di Pert: pianificazione temporale delle attività.
Gli elementi del project management sono:
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Pianificazione;
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Controllo;
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Risorse.
E’ necessario comporre una squadra di progettazione:
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Parte formale/amministrativa;
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Parte tecnica/metodologica;
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Budget.
Livelli di attività del project management
I livelli di attività del project management sono tre:
1.Gestione strategica (comprende la gestione dei rischi);
2.Gestione amministrativa;
3.Gestione operativa.
Gestione Strategica
Esercitata dal PMB, riguarda:
– Gestione delle modifiche/eccezioni: ad esempio ridefinizione degli obiettivi del progetto, modifica del partenariato, modifica del budget, modifica del piano di lavoro, ecc.
– Gestione dei conflitti: consenso e voto.
– Accordo di partenariato (Partnership Agreement): dopo la firma del contratto di finanziamento con la Commissione Europea il LP (Lead Partner) procede alla definizione del Partnership Agreement, la convenzione che regola i rapporti tra il LP e i partners, a seconda delle esigenze del progetto.
Il Partnership Agreement deve essere firmato da tutti i partner.
Nei progetti scientifici o di ricerca l’accordo di partenariato diventa accordo consortile.
Il Partnership Agreement può riguardare l’organizzazione interna (ad esempio regole di voto, gestione, coordinamento, monitoraggio, audit); la ripartizione del contributo finanziario, del cofinanziamento e dei workpackages; regole su diffusione, valorizzazione e diritti di accesso ai risultati del progetto; controversie interne; i patti tra i partners in materia di responsabilità, indennizzo, riservatezza.
Gestione Amministrativa
Delegata dal project manager ad un responsabile amministrativo, riguarda:
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Controllo costi/rimborsi;
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Piano finanziario;
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Gestione e controllo: anticipi, pagamenti, importi dovuti, ecc.;
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Cost statements.
Gestione Operativa
Esercitata dal project manager, è il responsabile della esecuzione del progetto, riguarda:
– Impostazione azioni: start date, kick off meeting (vi partecipano partners e Commissione Europea, vengono definiti i tempi, i ruoli, le responsabilità e validato l’accordo di partenariato);
– Monitoraggio dell’avanzamento: piano di lavoro, gestione scostamenti, monitoraggio attività, utilizzo diagramma di Gantt, review meetings, cost statements, management reports, deliverable di progetto;
– Reportistica attività e risorse: PMR (Periodic Management Report), PPR (Periodic Project Report, basati su reporting – template, risorse, tempi, attività);
– Contatti con la Commissione Europea: ricerca consenso e potere contrattuale, potere di persuasione e mezzi di pressione, social engineering;
– Piano di qualità;
– Conflitti.
Esempio di Management Assign
| Tipology of management | Activities | Responsible |
| Administrative management | Workforce management, ecc. | PAM |
| Financial management | Financial monitoring, ecc. | PM + PAM |
| Organizational management | Dissemination activity, ecc. | PM |
| Technical management | Technical reporting, ecc | PM + PTM |
