Europrogettazione e Project Cycle Management: formulazione – struttura di gestione del progetto

Una volta individuati i WP e le Tasks si individuano tra i partner:

• WP Leader: responsabile dei singoli WP, riporta al Project Manager (PM);

• Board di gestione del progetto (PMB: Project Management Board): composta dai partners, vi possono far parte anche i WP Leader.

La struttura di gestione del progetto si articola così:

– PMB (Project Management Board): composto da rappresentanti dei partners eletti a maggioranza assoluta.

Si occupa di gestione strategica e può delegare la gestione operativa.

– PM (Project Manager – Coordinatore): è il responsabile dell’esecuzione del progetto.

Si occupa di gestione operativa, coordinamento gestione amministrativa, interfaccia consorzio/commissione.

Per i progetti di natura tecnica/scientifica ci sono altri boards:

– Technical Management Board (TMB): composto dai WP Leader responsabili dell’esecuzione tecnico/scientifica (può coincidere con il PMB).

– Technical Manager o Project Leader: presiede il Technical Management Board (TMB).

Strumenti di project management

Gli strumenti del project management per la formulazione e gestione del progetto sono:

– WBS (Work Breakdown Structure): problema obiettivi, articolazione intervento, prodotti.

– Matrice c/r compiti/responsabilità: risorse impiegate.

– Diagramma di Gantt o diagramma di Pert: pianificazione temporale delle attività.

Gli elementi del project management sono:

• Pianificazione;

• Controllo;

• Risorse.

E’ necessario comporre una squadra di progettazione:

• Parte formale/amministrativa;

• Parte tecnica/metodologica;

• Budget.

Livelli di attività del project management

I livelli di attività del project management sono tre:

1.Gestione strategica (comprende la gestione dei rischi);

2.Gestione amministrativa;

3.Gestione operativa.

Gestione Strategica

Esercitata dal PMB, riguarda:

– Gestione delle modifiche/eccezioni: ad esempio ridefinizione degli obiettivi del progetto, modifica del partenariato, modifica del budget, modifica del piano di lavoro, ecc.

– Gestione dei conflitti: consenso e voto.

– Accordo di partenariato (Partnership Agreement): dopo la firma del contratto di finanziamento con la Commissione Europea il LP (Lead Partner) procede alla definizione del Partnership Agreement, la convenzione che regola i rapporti tra il LP e i partners, a seconda delle esigenze del progetto.

Il Partnership Agreement deve essere firmato da tutti i partner.

Nei progetti scientifici o di ricerca l’accordo di partenariato diventa accordo consortile.

Il Partnership Agreement può riguardare l’organizzazione interna (ad esempio regole di voto, gestione, coordinamento, monitoraggio, audit); la ripartizione del contributo finanziario, del cofinanziamento e dei workpackages; regole su diffusione, valorizzazione e diritti di accesso ai risultati del progetto; controversie interne; i patti tra i partners in materia di responsabilità, indennizzo, riservatezza.

Gestione Amministrativa

Delegata dal project manager ad un responsabile amministrativo, riguarda:

• Controllo costi/rimborsi;

• Piano finanziario;

• Gestione e controllo: anticipi, pagamenti, importi dovuti, ecc.;

• Cost statements.

Gestione Operativa

Esercitata dal project manager, è il responsabile della esecuzione del progetto, riguarda:

– Impostazione azioni: start date, kick off meeting (vi partecipano partners e Commissione Europea, vengono definiti i tempi, i ruoli, le responsabilità e validato l’accordo di partenariato);

– Monitoraggio dell’avanzamento: piano di lavoro, gestione scostamenti, monitoraggio attività, utilizzo diagramma di Gantt, review meetings, cost statements, management reports, deliverable di progetto;

– Reportistica attività e risorse: PMR (Periodic Management Report), PPR (Periodic Project Report, basati su  reporting – template, risorse, tempi, attività);

– Contatti con la Commissione Europea: ricerca consenso e potere contrattuale, potere di persuasione e mezzi di pressione, social engineering;

– Piano di qualità;

– Conflitti.

 

 

Esempio di Management Assign

Tipology of management	Activities	Responsible
Administrative management	Workforce management, ecc.	PAM
Financial management	Financial monitoring, ecc.	PM + PAM
Organizational management	Dissemination activity, ecc.	PM
Technical management	Technical reporting, ecc	PM + PTM

PM: Project Manager; PAM: Project Administrative Manager; PTM: Project Technical Manager.

Ultimata la fase di formulazione si passa alla fase di realizzazione delle attività progettuali, dopo aver ottenuto il finanziamento.