mercoledì, 19 settembre 2018
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Europrogettazione e Project Cycle Management: budget e schede di spesa

La tabella per definire il budget di solito è fornita dalla Commissione Europea come allegato al formulario.
Il budget consiste nella definizione dei costi e deve essere prodotto per ogni WP e per ogni partner.
Il budget include il cofinanziamento (calcolato rispetto al budget totale riferito alle spese ammissibili specificate nel programma).
Il cofinanziamento può essere:
  • Finanziario: in denaro;
  • Economico: valorizzando i fattori produttivi come i costi del personale dipendente impegnato nel progetto, spese generali, ecc.
Esempio di tabella WP/Mesi – uomo, personale impiegato per attività dai partner:
PARTNER 1 PARTNER 2 PARTNER 3 PARTNER 4 PARTNER 5 TOTALE
WP1 4 (risorse-personale) 5 6 0 6 21
WP2 5 6 5 7 6 29
WP3 2 0 7 5 0 14
WP4 4 5 3 4 5 21
TOTALE 15 16 21 16 17 85
Ad ogni partner viene assegnata una quota di budget in base alla sua attività e capacità di cofinanziamento.
Tabella entrate/uscite (o costi ammissibili)
ENTRATE COSTI AMMISSIBILI
FONDI PROPRI;

FONDI DI TERZI;

ENTRATE PREVISTE;

CONTRIBUTO UE;

COSTI DIRETTI: categorie di costi, ecc.

COSTI INDIRETTI:
………

CONTRIBUTO IN KIND: apporti in natura,
terreni, attività volontarie, materie prime, ecc.
CONTRIBUTO IN KIND INAMMISSIBILE (Anche l’iva, a
meno che il partecipante non dimostri di non poterla
recuperare).
TOTALE ENTRATE TOTALE COSTI
I costi diretti sono i costi essenziali per il progetto.
I costi indiretti sono i costi necessari a supportare direttamente o indirettamente il personale che lavora nel progetto (spese generali).
I costi diretti possono essere:
personale, viaggi e diarie, sotto – contraenze, acquisto attrezzature durevoli, ecc.
I costi indiretti possono essere imputati al progetto attraverso documentazione o su base forfettaria, in generale a un tasso non superiore al 20% dei costi diretti, secondo il programma.
I costi indiretti possono rientrare nel cofinanziamento economico.
Possono essere:
spese generali (possono essere imputate al progetto proquota, circa il 7% dei costi diretti o del solo personale), affitto, assicurazioni, imballaggio, stampe, utenze, cancelleria, ecc.
Se il progetto genera entrate (vendita di beni o servizi), occorre tenerne conto nella richiesta di finanziamento perché ne riducono l’importo e vengono detratte dai costi ammissibili.
Quindi il budget è la somma dei costi diretti più i costi indiretti e deve essere prodotto per ogni WP e ogni partner.
BUDGET = COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI

 

Modelli di Budget
Sono imposti dal programma di finanziamento e possono essere:
– Full cost: per una contabilità analitica;
– Full cost flat rate : il più utilizzato, con spese generali a forfait.
Prevede una imputazione sul budget dei costi generali per una quota forfettaria tra il 5% e il 20% definite dal programma.
La % può essere calcolata sul totale dei costi diretti o sul costo del personale di progetto.
In questo caso:
COSTO TOTALE = COSTI DIRETTI + % QUOTA FORFETTARIA COSTI GENERALI (INDIRETTI)
La stima dei costi deve avvenire secondo:
– Valori correnti di mercato ;
– Costi lordi d’azienda: Iva (nella pubblica amministrazione non è recuperabile, nel privato occorre dimostrare di non poterla recuperare), oneri sociali e previdenziali del personale interno.

 

Definizione dei costi diretti
a) Costi del personale: si utilizzano profili standard (es. costo per un dirigente, funzionario o collaboratore). Si procede prevedendo:
– Costo medio lordo di ogni risorsa;
– Ammontare complessivo di ore/uomo o giornate/uomo che ogni risorsa presterà sul progetto.
Tali costi sono sostenuti in base a :
– Contratti di lavoro dipendente;
– Contratti di parasubordinazione;
– Contratti di lavoro autonomo (in house consultant): l’in house consultant è selezionato in base a tre preventivi utilizzando il criterio “miglior qualità e minor prezzo”.
Il costo orario è calcolato dividendo il costo fattura (iva esclusa) per il numero di ore lavorate sul progetto.
COSTO ORARIO IN HOUSE CONSULTANT = COSTO FATTURA ESCLUSA IVA / NUMERO DI ORE LAVORATE SUL PROGETTO
Per svolgere i compiti del progetto il beneficiario può:
– Stipulare un contratto con un collaboratore;
– Emettere un ordine di servizio per il dipendente (personale dipendente del beneficiario).
Per il costo del personale si considerano:
– Tempo produttivo in giorni o ore: totale ore lavorate;
– Tempo di lavoro dedicato al progetto : totale ore sul progetto;
Costo del lavoro (la retribuzione annua lorda comprende lo stipendio, le retribuzioni aggiuntive come la tredicesima e la quattordicesima se previste, TFR, tributi, contributi previdenziali e assistenziali): è possibile ricavare la tariffa oraria o la tariffa giorno.
TARIFFA ORARIA = RETRIBUZIONE ANNUA LORDA (R.A.L.) / NUMERO DI ORE LAVORATE IN UN ANNO (N.O.L.A.);
TARIFFA GIORNO = RETRIBUZIONE ANNUA LORDA (R.A.L.) / NUMERO DI GIORNI LAVORATI IN UN ANNO (N.G.L.A.).
Il totale delle ore produttive è ottenuto sulla base delle ore effettivamente registrate sul TIMESHEET (tale file è allegato al programma, al bando o al formulario).
Tempo produttivo
GIORNI PER ANNO 365
WEEK – END 104
FERIE – PERMESSI 45
GIORNI LAVORATIVI IN UN ANNO (A) 216
ORE DI LAVORO GIORNALIERO (B) 8
ORE PRODOTTE IN UN ANNO AxB 1728
Esempio calcolo costo di un dirigente
COSTO LORDO DIRIGENTE (Z) € 200.000,00 (R.A.L.)
GIORNI LAVORATI (X) 216 (N.G.L.A.)
ORE PRODUTTIVE ANNO (Y) 1728 (N.O.L.A.)
TARIFFA GIORNALIERA = Z/X € 925,93 COSTO GIORNO
TARIFFA ORARIA = Z/Y € 115,74 COSTO ORARIO
Le tariffe orarie incluse nel budget sono delle stime.
I costi effettivamente sostenuti sono presenti nel rendiconto finanziario, da presentare al momento della relazione intermedia o relazione finale.
Nel rendiconto finanziario vanno allegati tutti i documenti che riguardano il personale, come le buste paga, bonifici, ecc.
b ) Sottocontraenze o subappalto: può riguardare solo l’esecuzione di una parte limitata del progetto e solo l’acquisto di servizi, non di beni.
c) Viaggi: devono essere ragionevoli, nei programmi sono presenti file e somme forfettarie.
d) Attrezzature durevoli: servono alla realizzazione del progetto.
e) Altri costi: diffusione informazioni, seminari, conferenze, workshop, servizi bancari, iscrizione ad eventi, certificati e audit contabili, garanzie, traduzioni e interpretariato, catering, affitto attrezzature, stampe, video, sito web di progetto, ecc.
La revisione contabile: il certificato di audit
Il certificato di audit sui conti del progetto è fornito da un revisore esterno scelto dal partecipante.
Quando è necessario viene specificato nel bando, di norma per contributi superiori a 225.000,00 €.
Il certificato deve:
– Esaminare i conti del progetto ;
– Certificare che i documenti finanziari rispettino le disposizioni finanziarie della convenzione .
Il certificato di audit deve indicare:
– Numero di convenzione di sovvenzione ;
– Importo spese ammissibili e periodo di riferimento.

 

Condivisione budget
Dopo aver costruito il budget di massima si procede alla condivisione/negoziazione con i partner e alla sua approvazione.
I formati per realizzare il budget, in generale, si trovano allegati al formulario.